Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 29 août 2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site et l'espace parent est :
- Kids' Island Sàrl — RCSL B281463
- 19-23 rue Jean Fischbach, L-3372 Leudelange, Luxembourg
- Téléphone : +352 661 642 311
- E-mail : [email protected]
- Représentante légale : Camille Fuino, gestionnaire
- Agrément ministériel (MENJE) : SEAJ20240628
- Délégué à la protection des données : non désigné. Pour toute question relative à vos données, adressez-vous directement à la direction de la crèche aux coordonnées ci-dessus.
2. Données collectées
2.1 Formulaire de pré-inscription (site public)
Prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, âge de l'enfant, date d'entrée souhaitée et message libre. Ces informations sont envoyées directement par e-mail à la crèche, par l'intermédiaire de notre prestataire d'envoi Brevo (voir le point 4). Elles ne sont pas stockées sur le site. Elles sont conservées dans la messagerie de la crèche selon la durée indiquée au point 5 pour les demandes de pré-inscription.
2.2 Espace parent (compte sécurisé)
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Compte parent | Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe chiffré, langue préférée |
| Enfant | Prénom, nom, date de naissance, groupe, informations d'accueil |
| Suivi quotidien | Repas, siestes, activités, observations de l'équipe éducative |
| Présences | Heures d'arrivée et de départ de l'enfant, y compris lorsqu'elles sont enregistrées par le parent en scannant le QR code affiché à l'entrée (l'heure est alors celle du serveur et le compte du parent ayant pointé est conservé), motifs d'absence |
| Photos | Photographies de l'enfant partagées par l'équipe |
| Photo de profil | Photo de l'enfant ajoutée facultativement par ses parents, visible uniquement par l'équipe, la direction et les parents de l'enfant. Les parents peuvent la modifier ou la retirer à tout moment depuis leurs paramètres |
| Documents | Pièces mises à disposition ou déposées via l'espace parent, pouvant inclure des documents à caractère médical (voir le point 2.4) |
| Messagerie | Échanges entre les parents et la direction |
| Facturation | Montants, échéances et statut de paiement |
| Technique | Identifiant de notification (jeton push), date de dernière connexion |
2.3 Documents transmis par les familles
Les pièces suivantes sont remises lors de l'inscription. Selon les cas, elles sont conservées dans le dossier papier de l'enfant et / ou déposées dans l'espace parent sécurisé :
- fiche d'inscription, engagement et réception du règlement intérieur, feuilles de décharges, preuve de paiement de la caution ;
- copie des cartes d'identité des parents, de l'enfant et des personnes autorisées à le récupérer, certificat de résidence de moins de trois mois ;
- copie de la carte CNS et du carnet de vaccination ;
- le cas échéant, jugement de divorce ou de séparation et attestation sur l'autorité parentale.
2.4 Informations de santé
Des informations relatives à la santé de l'enfant sont recueillies lors de l'inscription, afin d'assurer sa sécurité et d'adapter son accueil :
- allergies, intolérances alimentaires et régime alimentaire particulier ;
- maladies ou problèmes de santé connus, y compris les maladies chroniques (asthme, diabète, épilepsie…) ;
- traitement médical régulier et médicaments à administrer en cas d'urgence ;
- protocole ou conduite à tenir en cas d'urgence ;
- antécédents médicaux importants, hospitalisations ou interventions récentes ;
- besoins spécifiques et appareillage (lunettes, appareils auditifs, attelles…) ;
- coordonnées du médecin ou du pédiatre traitant.
Ces informations sont renseignées par les représentants légaux sur les documents d'inscription, conservés dans le dossier papier de l'enfant. Certains documents à caractère médical (carnet de vaccination, carte CNS, certificat médical, protocole d'urgence) peuvent également être déposés dans l'espace parent sécurisé et sont alors hébergés chez notre prestataire technique (voir le point 4).
Ces données relèvent de l'article 9 du RGPD (catégories particulières de données). Elles sont traitées :
- sur la base du consentement explicite des représentants légaux (art. 9.2.a), recueilli par la signature des documents d'inscription (fiche d'inscription et feuilles de décharges) ;
- et, en cas d'urgence médicale, pour la sauvegarde des intérêts vitaux de l'enfant (art. 9.2.c).
L'accès est strictement limité à la direction et aux membres de l'équipe éducative qui en ont besoin pour assurer la sécurité de l'enfant. Dans l'espace parent, les règles d'accès à la base de données limitent chaque compte aux seules données concernant son ou ses propres enfants.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Traitement des demandes de pré-inscription | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Gestion de l'accueil de l'enfant et du contrat | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Suivi quotidien et communication avec les parents | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Publication de photographies de l'enfant | Consentement (art. 6.1.a), révocable à tout moment |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Sécurité et prévention des accès non autorisés | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
4. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles sont accessibles à :
- l'équipe éducative et la direction de la crèche, dans la limite de leurs fonctions ;
- Google Ireland Limited (Firebase) — hébergement de la base de données, des documents déposés dans l'espace parent, de l'authentification et des notifications. Google agit en qualité de sous-traitant, lié par un accord de traitement des données. Les éventuels transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par le cadre de protection des données UE–États-Unis ;
- Cloudflare, Inc. — hébergement et diffusion du site. Transferts hors UE encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
- Brevo (Sendinblue SAS, France) — acheminement par e-mail des demandes envoyées depuis le formulaire de pré-inscription. Les données sont traitées dans l'Union européenne. Brevo conserve un journal technique des envois pour une durée limitée, à des fins de sécurité et de délivrabilité ;
- Le traiteur — reçoit uniquement les informations strictement nécessaires concernant les allergies et intolérances alimentaires des enfants, afin d'assurer leur sécurité lors des repas ;
- Le comptable externe — accède aux factures et documents comptables comportant les noms des enfants et / ou des représentants légaux ;
- Le dispositif Chèque-Service Accueil (CSA) — les informations nécessaires à l'encodage des enfants et à la facturation sont transmises et traitées via le système mis en place par les autorités luxembourgeoises compétentes, qui génère également les factures correspondantes.
5. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Demande de pré-inscription non aboutie | 12 mois |
| Dossier de l'enfant accueilli | Durée de l'accueil, puis 3 ans après son départ |
| Photographies | 3 ans après le départ de l'enfant, ou jusqu'au retrait du consentement |
| Documents comptables et factures | 10 ans (obligation légale luxembourgeoise) |
| Compte parent inactif | Supprimé en même temps que le dossier de l'enfant |
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected] ou par courrier à l'adresse de la crèche. Une réponse vous sera adressée dans un délai d'un mois.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux — cnpd.public.lu.
7. Sécurité
L'accès à l'espace parent est protégé par un mot de passe et géré par le service d'authentification de Firebase. Les échanges entre votre appareil et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS), et les données sont chiffrées au repos par l'hébergeur.
Les règles d'accès à la base de données sont configurées de manière à ce que chaque compte parent ne puisse consulter que les informations concernant son ou ses propres enfants. Les fonctions d'administration sont réservées à la direction.
Compte tenu de la présence possible de documents à caractère médical, l'accès à l'espace parent doit être protégé par un mot de passe robuste et personnel ; nous vous invitons à ne pas le communiquer et à signaler sans délai toute utilisation suspecte de votre compte.
8. Cookies et mesure d'audience
8.1 Cookies strictement nécessaires
Un stockage technique local est utilisé pour mémoriser la langue choisie, conserver votre choix en matière de cookies et maintenir votre session de connexion à l'espace parent. Ces éléments sont indispensables au fonctionnement du service et ne requièrent pas de consentement.
8.2 Mesure d'audience
Avec votre accord préalable, nous utilisons Google Analytics (Google Ireland Ltd) pour mesurer la fréquentation du site et en améliorer le contenu. Ces cookies ne sont déposés qu'après votre acceptation explicite via le bandeau affiché lors de votre première visite : aucun script de mesure n'est chargé tant que vous n'avez pas donné votre accord.
- Finalité : statistiques de fréquentation (pages consultées, provenance, type d'appareil).
- Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD).
- Anonymisation : l'adresse IP est anonymisée.
- Aucune publicité : les fonctionnalités publicitaires et de personnalisation sont désactivées (Consent Mode, signaux publicitaires refusés).
- Durée de conservation des cookies : 13 mois maximum.
- Transferts hors UE : encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et le cadre de protection des données UE–États-Unis.
8.3 Modifier ou retirer votre choix
Vous pouvez modifier votre décision à tout moment en cliquant sur « Gérer les cookies » en bas de chaque page. Le refus n'a aucune conséquence sur l'accès au site ni à l'espace parent. Votre choix est conservé six mois, après quoi la question vous sera de nouveau posée.
9. Modification de la présente politique
Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, les parents en seront informés via l'espace parent ou par e-mail.